Pensez à toutes les données que vous collectez…

À partir du moment où un candidat passe un entretien jusqu’à son départ de l’entreprise, vous aurez collecté des quantités de données impressionnantes à son sujet. Des données auxquelles des salariés peuvent à présent demander d’avoir accès à tout moment, en vertu du RGPD. Voici quelques scénarios auxquels vous devez être préparé.

Recrutement

Beaucoup de données personnelles sont collectées pendant le recrutement. CV, portfolios, formulaires de candidature, candidatures spontanées… Quelle est votre politique en matière de gestion et de stockage de ces informations ? Quand un futur salarié potentiel vient pour son entretien, vous collecterez probablement de nombreuses informations personnelles sur votre candidat, comme des photos. Comment pouvez-vous prouver le consentement de ce dernier ? S’ils ne sont pas embauchés, que faites-vous de leurs données ? Combien de temps allez-vous les conserver ? Lorsqu’un candidat est embauché et devient salarié, disposez-vous d’un processus clairement établi pour transférer des données de la base de données de recrutement vers la base de données des employés ? Ou les informations restent-elles stockées dans ces deux bases de données ?

Paie

Le RGPD donne aux salariés le droit de faire effacer leurs données personnelles. Toutefois, les organisations doivent respecter d’autres règlements qui nécessitent la conservation de certaines informations, comme les données financières.
Ainsi, si un salarié demande d’effacer les données relatives à sa paie, savez-vous comment réagir ? Êtes-vous capable d’anonymiser ou de chiffrer les données pour répondre aux deux réglementations ?

Frais, déplacements, informations médicales

Rappelez-vous que le RGPD affecte tous les systèmes et applications internes qui traitent les données personnelles des salariés. Vos systèmes doivent donc être entièrement conformes.
Êtes-vous sûr d’avoir bien pris en compte toutes les données du salarié – des demandes de remboursement de notes de frais aux relevés de déplacements en passant par les informations médicales ?

Avis de confidentialité mis à jour

Désormais, en vertu du RGPD, vous devrez être transparent sur la façon dont vous traitez les données personnelles de chacun.
Vous devrez fournir aux salariés et aux candidats des avis de confidentialité qui précisent le but et la base juridique justifiant ce traitement et indiquer si vous transférerez leurs données en dehors de l’UE.

Publié par Infot RH

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